Manajemen Umum

BAB 4

MANAJEMEN UMUM

PENGERTIAN MANAJEMEN

1. Arti dan Fungsi Manajemen

Definisi tentang manajemen yang dikemukakan oleh para ahli seperti Fayol, Terry, Taylor adalah berbeda – beda, tetapi pada pokoknya semua ini memiliki pengertian yang sama. Berikut ini dikemukakan definisi tentang manajemen yang di berikan oleh Profesor Oei Liang Lee .

“Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat – alat untuk mencapai tujuan yang telah di terapkan”

Dari ddefinisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai ilmu fungsi, yaitu :

a. Perencanaan / Planning

Fungsi Manajemen yan mencakup proses mendefinisikan sasaran, menetapkan strategi untuk mencapai sasaran itu, dan menyusun rencana untuk mengintegrasikan dan mengoordinir sejumlah kegiatan.

b. Pengorganisasian / Organizing

Fungsi manajemen yang mencakup proses menentukan tugas apa yang harus dilakukan, siapa yang harus melakukan, bagaimana cara mengelompokan tugas-tugas itu, siapa harus melapor ke siapa, dan dimana keputusan harus dibuat.

Hubungan – hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk : hubungan informal dan hubungan formal

a. Hubungan informal

Termasuk hubungan informal ini antara lain: hubungan hubungan yang timbul tidak

sengaja, hubungan hubungan di luar tugas/pekerjaan, dan hubungan hubungan yang bersifat tidak resmi.

b. Hubungan Formal

Secara resmi, hubungan formal ini ditunjukkan didalam bagan organisasi, pedoman organisasi atau deskripsi jabatan yang ada. Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar :

Ø Tanggung Jawab

Keajiban yang individu untuk melaksanakan yang telah ditetapkan dengan cara sebaik mungkin menurut kemampuan.

Ø Pengarahan / Actuating

Aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinana yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Ada beberapa prinsip dalam pengarahan, yaitu :

ü prinsip mengarah kepada tujuan

ü prinsip keharmonisan dengan tujuan

ü prinsip kesatuan komando

Ø Cara – cara pengarahan :

adapun cara – cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa :

Orientasi

Merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Informasi yang diberikan di dalam orientasi dapat berupa antara lain :

a)tugas itu sendiri

b) tugas lain yang ada hubungannya.

c)Ruang lingkup tugasnya.

d) Tujuan dari tugas

e)delegasi wewenang

f) cara melaporkan dan cara mengukur presentasi kerja

g)hubungan antara masing – masing tenaga kerja

h)dan sebagainya.

Perintah

Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Adapun perintaha yang diberikan kepada bawahannya berupa :

· Perintah umum dan khusus

· perintah lisan dan tulisan

· perintah formal dan informal

Delegasi Wewenang

Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam delegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.

Komunikasi

ada beberapa pendapat tentang komunikasi antara lain dikemukakan oleh American Director, Newman dan Kontz.

· American Training Director didefinisikan komunikasi sebagai pertukaran pikiran atau informasi agar supaya terdapat saling pengertian serta hubungan antar manusia – manusi secara serasi.

· Newman mendefinisikan komunikasi bahwa komunikasi merupakan pertukaran fakta – fakta, gagasan, pendapat dan perasaan oleh dua orang atau lebih.

· Kontz dan O'donell mengartikan komunikasi sebagai suatu pemindahan informasi antara orang yang satu dengan lainnya.

Dari definisi tentang komunikasi tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwa:

· Di dalam komunikasi terdapat hubungan antara oarang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknya.

· Hubungan yang timbul di dalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau informasi.

· Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian.

Motovasi

Motivasi memiliki dua macam bentuk, yaitu motivasi positif dan motivasi negativ :

a) Motifasi Positif

Motivasi positif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu, misalnya : dengan memberikan promosi, memberikan insentif atau tambahan penghasilan, menciptakan kondisi tempat kerja yang baik agar mereka merasa aman tentram dan jenak bekerja dan sebagainya.

b) Motivasi Negatif

Motivasi negatif merupakan pross untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut – nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa. Misalnya menakut – nakuti bawahan dengan memberikan gambaran seolah-olah mereka akan kehilangan jabatan, diturunkan pangkatnya, di porong gajinya dan sebagainya.

Pengkoordinasian / Coordinating

mempersatukan rangkaian aktivitas penyelenggaraan pendidikan dan pembelajaran dengan menghubungkan, menyatupadukan dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya sehingga semuanya berlamgsung secara tertib kearah tercapai maksud yang telah ditetapkan.

Prinsip koordinasiaan

Di dalam prinsip koordinasian di perlukan suatu pegangan yang berupa prinsip – prinsip. Koordinasian antara bagian dan antara individu dalam organisasi akan dapat tercapai bilamana dengan tiga prinsip berikut :

a. Prinsip kontak langsung

prinsip ini dinyatakan bahwa koordinasi harus di capai melalui hubungan antar manusia baik hubungan secara horizontal maupun vertikal.

b. Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi

jika suatu perencanaan sudah di laksanakan, maka sulit untuk menarik / mencabutnya kembali. Bila pencabutan tersebut berhasil dilakukan, ada kemungkinan bahwa tindakan itu dapat menimbulkan berbagai masalah. Sebagai contoh, bagian keuangan secara mendadak mengadakan pengetatan kredit tanpa memberitahukan bagian penjualan.

c. Hubungan Timbal balik di antara faktor – faktor yang ada.

Masing – masing individu yang bekerja bersama – sama dalam kondisi pekerjaan tertentu. Kondisi, tujuan dan macam pekerjaan yang sama memungkinkan bagi mereka untuk mengadakan hubungan secara rutin, baik dalam bagian maupun antar bagian. Kerjasama yang baik dapat dilakukan jika masing – masing individu saling memahami tugas – tugas mereka. Oleh karena itu mereka harus membuka kesempatan untuk saling mempertukar informasi.

Pelaksanaan Fungsi Koordinasi

untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara :

a. menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi pelaksananya

b. memastikan apakah masing – masing individu sudah mengetahui prinsip – prinsip koordinasi.

Pengawasan / Controlling

pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus di laksanakan dalam manajemen. Dalam pengawasan dapat di ketahui tentang hasil yang telah dicapai. Jadi, dengan pengawasan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Mungkin perbaikan yang harus dilakukan hanya bersifat sederhana, menyangkut masalh – masalah yang jumlahnya tidak begitu banyak. Dapat pula menyangkut perubahan – perubahan benar, seperti :

a. Penyusunan kembali rencana baru.

b. Menetapkan sasaran target baru.

c. perubahan struktur organisasi.

d. Perbaikan cara – cara penerimaan pegawai.

e. Dan sebagainya.

v Langkah – Langkah Pengawasan

Langkah – Langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah :

a. Menciptakan Standard

standard dapat dibedakan dalam dua macam bentuk, yaitu standard kuantitatif dan standard kualitatif.Standard kuantitatif merupakan suatu standard yang dinyatakan di dalam satuan – satuan tertentu, misalnya : jam kerja mesin (machine hour), jam kerja dengan tenaga langsung (direct labor hour), satuan barang (unit product), ongkos, pendapatan, investasi, dan lain sebagainya. Sedangkan standard kualitatif dapat berupa pendapat umum, langganan, buruh dan sebagainya.

b. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard

langkah kedua ini dilakukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi.

c. Melakukan tindakan koreksi

urutan – urutan kegiatan yang harus dilaksanakan dalam pengambilan tindakkan koreksi ini adalah :

· menghayati masalah – masalah yang di hadapi.

· Mencari kemungkinan – kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan.

· Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut.

· Menentukan cara – cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.

v Syarat – syarat pengawasan yang baik

untuk menjalankan pengawasan dengan baik, diperlukan beberapa syarat, yaitu:

a. pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivasi)

b. pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera

c. pengawasan mempunyai pandangan kedepan

d. pengawasan harus luwes/fleksibel

e. pengawasan harus ekonomis

f. pengawasan harus mudah dimengerti

g. pengawasan harus diikuti dengan perbaikkan/koreksi

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tugas, dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah di buat perncanaan terlebih dahulu. Secara garis besar perencanaan ini menggambarkan tentang :

· Apa

· Bagaimana

· Mengapa

· Kapan akan dilakukan

setelah perencanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimana wewenang, tanggung jawab serta pertanggung jawaban masing masing kegiatan.

Jenjang Manajemen

perusahaan – perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen, ketiga jenjang tersebut adalah:

a) Manajemen puncak atau manajemen eksekutif

Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak , sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci. Jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur utama atau chief executive officer (CEO), dan pimpinan lain. Manajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan penting tentang hal – hal seperti penggabungan (marger), produk baru, dan pengeluaran saham.

b) Manajemen madya atau manajemen administratif

jenjang berikutnya dalam piramida manajemen itu, disebut manajemen madya atau manajemen administratif, meliputi pimpinan pabrik dan / atau manajer divisi. Para menajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana – rencana umum dari manajer puncak.

c) Manajemen operasional atau manajemen supervisori.

Manajemen operasional ini merupakan jenjang terendah dalam piramida. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut “supervisor garis pertama” (first-line supervisor). Karena bertanggung jawab melakukan supervisor kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

Gerakkan Manajemen Ilmiah

sejak pemunculan bukunnya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkan berjudul The Principles of Scientific Management. Dalam bukunya, Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip – prinsip tersebut adalah :

prinsip 1 :sebuah pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.

Prinsip 2 :orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah

prinsip 3 : kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.

Prinsip 4 : Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan, dan pemeriksaan pekerjaan.

SEKOLAH – SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

Dari beberapa sekolah tentang pemikiran manajemen yang muncul, kita akan membahas lima yaitu :

Ø Sekolah Klasik (Classical School)

teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer.sekolah klasik telah memberikan sarana tentang fungsi -fungsi manajemen primer , yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Masing masing fungsi tersebut dapat dibagi ke dalam sub – sub fungsi.

Ø Sekolah Perilaku (Behavioral School)

Sekolah perilaku ini juga disebut leadership, human relationes, atau behavioral sciences school of management, telah menjadi populer pada tahun 1950-an. Sekolah perilaku tersebut menarik beberapa disiplin seperti psikologi dan sosiologi sebagai bagian dari latar belakang pendidikan manajer.

Ø Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science Shool)

sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematika dan statistika. Model – model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalah – masalah operasional perencanaan dan pengendalian. Jenis yang lain adalah hubungan matematis antara beberapa variabel, diprogram untuk komputer. Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis.

Ø Analisis Sistem

sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian – bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi. Analisis sistem merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah – masalah bisnis dengan mengindentifikasi bagian – bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.

Ø Manajemen Hasil

sejak pertama kali dikemukakan oleh peter Drucker di awal tahun 1950-an, manajemen hasil, atau manajemen berdasarkan sasaran (management by objective/MBO) telah semakin populer. MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. Ini juga merupakan suatu falsafah manajemen yang menunjukan nilai tujuan pelaksanaan. Adapun keburukannya dapat disebutkan disini antara lain :

· Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat.

· MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi.

· MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen.

· Tujuan – tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.

Nama : Fitriani

NPM : 22210855

Kelas : 1EB20